Klauzula informacyjna RODO

  Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Akademia Treningu Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Okrężnej 25, 86-070 Gzin, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000756029, NIP 5542971346, dalej: „Administrator”.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

e-mail: kontakt@polskaakademiatreningu.pl

adres korespondencyjny: Polska Akademia Treningu Sp. z o.o., ul. Okrężna 25, 86-070 Gzin.

2. Kogo dotyczy niniejsza informacja?

Niniejsza informacja ma charakter ogólny i dotyczy osób, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w związku z jego działalnością, w szczególności:

  • osób kontaktujących się z Administratorem telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem strony internetowej;
  • osób zainteresowanych ofertą szkoleniową lub możliwościami uzyskania dofinansowania;
  • uczestników szkoleń i usług rozwojowych;
  • klientów i osób reprezentujących klientów Administratora;
  • osób uczestniczących w projektach finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych;
  • osób korzystających z Bazy Usług Rozwojowych (BUR) w związku z usługami realizowanymi przez Administratora;
  • osób, których dane zostały przekazane Administratorowi przez ich pracodawcę, instytucję finansującą, operatora projektu lub inny uprawniony podmiot.

W przypadku określonych kategorii osób Administrator może przekazywać dodatkowe, szczegółowe klauzule informacyjne dostosowane do konkretnego celu i podstawy prawnej przetwarzania.

3. Skąd Administrator pozyskuje dane osobowe?

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

  • bezpośrednio od osoby, której dotyczą;
  • od pracodawcy lub podmiotu kierującego na szkolenie;
  • za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych (BUR);
  • od operatorów projektów i instytucji finansujących;
  • od instytucji publicznych, w zakresie wynikającym z przepisów prawa lub dokumentacji projektu;
  • od klientów i kontrahentów Administratora;
  • z publicznie dostępnych źródeł, jeżeli jest to zgodne z prawem;
  • za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji wykorzystywanych przez Administratora.

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, Administrator może przekazać informacje o ich źródle w zakresie wymaganym przepisami RODO.

4. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju relacji z Administratorem oraz celu przetwarzania.

W szczególności mogą być przetwarzane:

  • imię i nazwisko;
  • dane kontaktowe, w szczególności adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
  • dane dotyczące miejsca pracy lub reprezentowanego podmiotu;
  • stanowisko lub funkcja;
  • dane dotyczące udziału w szkoleniach i usługach rozwojowych;
  • dane dotyczące ukończenia szkolenia, w tym wyniki walidacji lub potwierdzenie udziału, jeżeli jest to wymagane;
  • dane niezbędne do realizacji i rozliczenia projektów finansowanych ze środków publicznych;
  • dane wymagane przez operatorów projektów lub instytucje finansujące, jeżeli obowiązek ich przetwarzania wynika z dokumentacji projektu lub przepisów prawa;
  • dane zawarte w korespondencji prowadzonej z Administratorem;
  • dane związane z zawartą umową lub realizacją usługi;
  • dane dotyczące rozliczeń, jeżeli jest to niezbędne do realizacji obowiązków Administratora.

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu i zgodnie z zasadą minimalizacji danych.

5. W jakich celach przetwarzamy dane osobowe?

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

  • prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań, w tym udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące działalności i oferty Administratora;
  • przedstawiania oferty szkoleniowej oraz informacji o usługach, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna do takiego kontaktu;
  • organizacji i realizacji szkoleń oraz usług rozwojowych, w tym przyjmowania zgłoszeń, organizacji udziału w szkoleniu, kontaktu z uczestnikami i trenerami oraz prowadzenia dokumentacji szkoleniowej;
  • realizacji usług za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych (BUR) oraz innych systemów i programów związanych z dofinansowaniem usług szkoleniowych;
  • realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych, w tym realizacji obowiązków sprawozdawczych, dokumentacyjnych i kontrolnych;
  • zawarcia i realizacji umów, a także podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy;
  • realizacji obowiązków prawnych Administratora, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych przepisów mających zastosowanie do działalności Administratora;
  • prowadzenia dokumentacji i archiwizacji, w zakresie wymaganym przepisami prawa lub uzasadnionym charakterem działalności Administratora;
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  • zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz ochrony danych i informacji;
  • prowadzenia działań marketingowych, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna do ich prowadzenia;
  • realizacji innych prawnie uzasadnionych interesów Administratora, o ile nie naruszają one praw i wolności osób, których dane dotyczą.

6. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w zależności od konkretnego celu na podstawie:

  • 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
  • 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem;
  • 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
  • 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych zastosowanie mogą mieć odpowiednie podstawy określone w art. 9 RODO.

7. Prawnie uzasadniony interes Administratora

Jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadnionym interesem Administratora może być w szczególności:

  • zapewnienie prawidłowego funkcjonowania działalności;
  • prowadzenie komunikacji z klientami, uczestnikami i kontrahentami;
  • dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
  • zapewnienie bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych;
  • prowadzenie dokumentacji i zabezpieczenie dowodów;
  • ochrona mienia i informacji Administratora;
  • prowadzenie marketingu bezpośredniego w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa.

8. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

W szczególności mogą to być:

      • dostawcy usług informatycznych i systemów wykorzystywanych przez Administratora, w tym Microsoft 365;
      • dostawca platformy Zoom – w przypadku realizacji szkoleń online;
      • dostawca usług hostingowych i poczty elektronicznej;
      • podmioty świadczące usługi księgowe i kadrowo-płacowe;
      • podmioty świadczące usługi prawne lub doradcze;
      • banki i operatorzy płatności – w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń;
      • operatorzy projektów;
      • instytucje finansujące i pośredniczące;
      • właściwe wojewódzkie i powiatowe urzędy pracy – jeżeli wynika to z realizowanego projektu;
      • instytucje kontrolujące;
      • organy administracji publicznej i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem przez Administratora z niektórych usług informatycznych, w szczególności Microsoft 365 oraz Zoom, dane osobowe mogą być przekazywane lub udostępniane podmiotom znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takich przypadkach Administrator stosuje mechanizmy i zabezpieczenia wymagane przez RODO, odpowiednie do konkretnego transferu danych.

10. Jak długo przechowujemy dane?

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

W przypadku dokumentacji związanej z projektami finansowanymi lub współfinansowanymi ze środków publicznych dane mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, dokumentacji projektowej oraz zawartych umów.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, niszczone lub poddawane anonimizacji zgodnie z obowiązującą u Administratora Procedurą retencji i usuwania danych osobowych.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych może być:

  • obowiązkowe, jeżeli wynika z przepisów prawa;
  • niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy;
  • wymagane do udziału w określonym szkoleniu lub projekcie;
  • dobrowolne – jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub w innych sytuacjach, w których przepisy nie wymagają ich podania.

W przypadku gdy podanie danych jest niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy albo udziału w projekcie, niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację danego celu.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Pani/Pana dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na Pani/Pana sytuację.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu, w przypadkach określonych w RODO, prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne;
  • usunięcia danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach;
  • cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Zakres poszczególnych praw może być ograniczony w przypadkach przewidzianych przepisami RODO.

14. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

15. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw oraz niniejszej klauzuli można kontaktować się z Administratorem:

Polska Akademia Treningu Sp. z o.o.

Ul. Okrężna 25

86-070 Gzin

e-mail: kontakt@polskaakademiatreningu.pl

16. Informacje dotyczące szczególnych procesów przetwarzania

Niniejsza klauzula ma charakter ogólny. W zależności od rodzaju relacji z Administratorem oraz konkretnego procesu przetwarzania danych osobowych mogą mieć zastosowanie dodatkowe, szczegółowe informacje lub odrębne klauzule informacyjne.

Dotyczy to w szczególności:

  • zatrudnienia;
  • współpracy z trenerami i innymi osobami na podstawie umów cywilnoprawnych;
  • rekrutacji;
  • realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych;
  • udziału w szkoleniach i usługach rozwojowych;
  • przetwarzania danych w związku z wykorzystaniem wizerunku.

W przypadku gdy przepisy prawa wymagają przekazania dodatkowych informacji, Administrator przekazuje je w odpowiedniej formie i w odpowiednim czasie.